個人情報保護方針

最終改定日：2019年7月16日
制定日：2010年2月1日

株式会社ウィンシステム（以下、当社という）は情報処理サービス企業として個人情報管理を適切に扱うことはウィンシステムの企業活動の基本であるとともに、社会的責任と考えております。当社が取扱う個人情報の保護について、社会的責任を十分に認識して、本人の権利利益を保護し、個人情報に関する法規制等を遵守致します。

また、以下に示す方針を具現化するために、個人情報保護マネジメントシステムを構築し、最新のＩＴ技術の動向、物流リスクのトレンド、社会的要請の変化、経営環境の変動等を常に認識しながら、その継続的な改善に、全社を挙げて取り組むことをここに宣言致します。

• ａ）当社は、個人情報をお預かりする際には、その取得目的を明らかにして、個人情報の適切な取得・利用・提供を行い、利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱い(目的外利用)は行いません。また、そのための適切な措置を講じます。
• ｂ）当社は個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守致します。
• ｃ）当社は個人情報への不正アクセス、個人情報の漏えい、滅失又はき損等のリスクに対しては、合理的な安全対策を講じ、事業の実情に合致した経営資源を注入し、個人情報のセキュリティ体制を継続的に向上させて行きます。
  また不適切な事項については是正を行います。さらに内部規程等を改め個人情報を最善の状態で保護致します。
• ｄ）当社は個人情報の取扱いに関する苦情及び相談対応への内部規程を定め、苦情及び相談には、迅速かつ誠実に対応致します。
• ｅ）個人情報保護マネジメントシステムについて、当社を取り巻く環境の変化を踏まえ、適時・適切に見直して、 その改善を継続的に推進して行きます。

本方針は、全役員並びに従業員に配布して周知徹底すると共に、当社のホームページに掲載し、いつでも、どなた様でも入手可能な措置を講じます。

以上
株式会社ウィンシステム
代表取締役　魚崎 匡史

個人情報の取り扱いについて

最終改定日：2022年12月2日
制定日：2010年2月1日

個人情報の取り扱いについて

1. 個人情報保護管理者

   株式会社ウィンシステム　西尾 佳洋　
   TEL：044-738-2260

2. 個人情報の利用目的

   開示対象個人情報の利用目的

   1. 従業員の個人情報
      • 給与計算業務を行うため
      • 社会保険業務を行うため
      • 人事労務管理業務を行うため
      • 社内事務処理、事務手続き及び事務連絡のため
      • 健康管理のため
      • セキュリティ管理のため
   2. 採用応募者の個人情報（履歴書、職務経歴書、卒業証明書、健康診断書等）
      （直接および、マイナビ・リクナビ・学校から間接的に取得したもの）
      • 応募者の採用可否判断のため
      • 採用応募者への連絡のため
      • 入社手続きのため
   3. インターンシップにおける個人情報（氏名、住所、電話番号等）
      （直接および、マイナビ・リクナビ・学校から間接的に取得したもの）
      • インターンシップ応募者の参加可否判断のため
      • インターンシップ応募者への連絡のため
   4. お取引先の個人情報
      • 商談、業務上の連絡、受発注業務のため
      • 業務の履行のため
      • アプリケーション保守サービスの提供のため
   5. サービス利用者の個人情報
      • サービス提供のため
      • ご連絡のため
   6. 協力会社社員の技術者情報
      • ソフトウェア開発業務を受託する営業活動のため
      • ソフトウェア開発に適した技術者を選定するため

   開示対象個人情報以外の個人情報の利用目的

   1. 受託を受けた個人情報
      • 受託業務契約の履行に必要な範囲内で取り扱うため

3. 個人情報の第三者提供について

   当社は、以下のいずれかに該当する場合を除き、取得した個人情報を、あらかじめ同意を得ることなく、第三者に提供いたしません。
   なお、業務委託先への預託の場合は第三者への提供に当たりません。

   1. 法令に基づく場合
   2. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
   3. 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、同意を得ることが困難であるとき
   4. 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがあるとき

4. 個人情報の委託

   当社は利用目的の達成に必要な範囲において、業務の一部を外部に委託することがあります。
   この場合、個人情報を適切に取り扱っていると認められる委託先を選定し、契約等において個人情報の適正管理・機密保持などにより個人情報の漏洩防止に必要な事項を取り決め、適切な管理を実施します。

5. 個人情報の安全管理措置

   1. 基本方針の策定
      • 個人情報の適正な取り扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問および苦情処理の窓口」等についての基本方針を策定しています。
   2. 個人情報の取扱いに係る規律の整備
      • 個人情報の取扱方法、責任者・担当者およびその任務等について規程を策定しています。
        後述の組織的、人的、物理的、技術的安全管理措置を含む個人情報の安全管理規程を策定しています。
   3. 組織的安全管理措置
      • 個人情報の取扱に関する責任者を設置するとともに、個人情報を取り扱う従業員及び当該従業員が取り扱う個人情報の範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
        個人情報の取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、部署外の者による監査を実施しています。
   4. 人的安全管理措置
      • 個人情報の取扱いに関する留意事項について、従業員に定期的な研修を実施しています。
        機密(個人情報を含む)保持に関する事項を就業規則に記載し、従業者から誓約書を取得しています。
   5. 物理的安全管理措置
      • 個人情報を取り扱う情報システムを管理する区域への入退室管理とともに、権限を有しない者による個人情報の閲覧を防止する措置を実施しています。
        個人情報を取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失を防止のための措置を講じるとともに、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人情報が判明しないよう措置を実施しています。
   6. 技術的安全管理措置
      • 個人情報へのアクセス制御を実施して、担当者及び取扱個人情報の範囲を限定しています。
        個人情報を取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

6. 個人情報の開示等の手続き

   当社は、当社が取得した個人情報に関して、ご自身の情報の開示等をご希望される場合は、ご自身及びお申し出いただいた方がご本人であることを確認した上で、すみやかに対応いたします。
   当社は、ご本人から当社が保有する個人情報の利用目的の通知、開示、個人情報の内容が事実に反する場合等における訂正、追加、削除、利用の停止、消去、第三者への提供等の停止（以下「開示等」という）の請求を受け付けます。
   ただし、本人または他のお客さまの生命・身体・財産その他の利益を害するおそれのある場合、または当社の業務遂行に著しく支障をきたすと判断した場合は、この限りではありません。
   また、法令等に定めのある場合は、当該法令に基づいて適切な対応をいたします。

7. 個人情報を提供されることの任意性について

   当社に個人情報を提供されるかどうかは任意によるものですが、必要な個人情報をいただけない場合、各サービス等が適切な状態で提供できない場合があります。

8. 当社開設Ｗｅｂサイトにおけるクッキー及びＷｅｂビーコンの利用について

   当社が開設しているＷｅｂサイトでは、クッキーやＷｅｂビーコンを使用している場合があります。
   これらは当社Ｗｅｂサイトを最適な状態で利用していただくために使用します。
   ブラウザの設定を変更することによりクッキーおよびＷｅｂビーコンの使用を拒否することができますが、一部のサービスがご利用できなくなることがあります。

   ※「クッキー」とは、ホームページを管理するＷｅｂサーバとＷｅｂご利用者様のブラウザ間で相互にやりとりされる情報で、ご利用者様のコンピュータのディスクにファイルとして格納されることがあります。
   クッキーを使用すると、Ｗｅｂサーバは特定のコンピュータがホームページ中のどのページに訪れたか等を記録することが可能となります。

   ※「Ｗｅｂビーコン」とは、クッキーと一緒に機能し、特定のページに何回アクセスが行われたかを知ることができる技術です。

9. 認定個人情報保護団体

   当社は、認定個人情報保護団体　一般財団法人日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）の対象事業者です。
   当社の個人情報の取扱いに関する苦情については、一般財団法人日本情報経済社会推進協会内に設置されております、個人情報保護苦情相談室へ解決の申し出を行なうことができます。

   ※当社の商品・サービスに関する問合せ先ではございません。

   一般財団法人日本情報経済社会推進協会　
   個人情報保護苦情相談室

   TEL：03-5860-7565　
   フリーダイヤル：0120-700-779

個人情報の開示等の詳細手続き

当社は、当社が取得した個人情報に関して、ご自身の情報の開示等をご希望される場合は、ご自身及びお申し出いただいた方がご本人であることを確認した上で、すみやかに対応いたします。

1. 開示等の内容

   • 利用目的の通知
   • 開示
   • 内容の訂正、追加又は削除
   • 利用の停止又は消去
   • 第三者への提供の停止

   なお、利用の停止又は消去に伴い、不本意ながらご要望に沿ったサービスの提供ができなくなることがありますので、あらかじめご了承の上ご請求をお願い申し上げます。

2. 手数料

   手数料は無料です。

3. 開示等のご請求方法及びお問い合わせ

   開示等のご請求をされる場合は、①「当社所定の開示等請求書」に必要事項を記入し、②「ご自身及びお申し出いただいた方がご本人であることを確認するために必要な書類の写し」を同封のうえ、書留、簡易書留、配達記録郵便など、配達の記録が残る方法によりお申し込みください。
   開示等請求書につきましては、開示等請求書のPDFファイルを、印刷してご利用ください。
   この方法によらない開示等のご請求（当社に直接お越しいただいた場合も含みます）には応じられませんので、ご了承ください。
   また、開示等請求書の記載に不備があった場合並びにご自身及びお申し出いただいた方（代理人等）がご本人であることを確認できない場合は、不本意ながらご請求に対応できない場合がございますので、あらかじめご了承願います。

   1. 「当社所定の開示等請求書」
      「開示等請求書」
   2. 「ご自身及びお申し出いただいた方がご本人であることを確認するために必要な書類の写し」

      ※本籍地情報は黒塗り等の処理をして読めない状態でお送りください。

      • 運転免許証の写し
      • パスポートの写し
      • 健康保険の被保険者証の写し
      • 住民基本台帳カードの写し
      • 外国人登録証明書の写し

      なお、お申し出いただいた方がご自身以外の場合（代理人等）は、次の書類も同封してください。

      • 未成年者又は成年被後見人の場合は、その法定代理人に関する以下の書類。
        戸籍謄本又は成年後見登記事項証明書など、法定代理権があることを確認できる書類。
      • 開示等のご請求を行うことについて、その作業を委任した代理人。
        委任状など、代理権があることを確認できる書類。

4. 開示等のご請求に関する結果の通知方法

   お申し出いただいた方（開示等請求書に記載された請求者の氏名及び住所）宛に、書面で郵便（日本郵政公社の本人限定受取郵便）により通知します。
   また、開示等を行わない場合（注1）に該当する場合は、その理由を付記して通知します。
   訂正、追加又は削除を行ったときはその旨及びその内容を通知します。
   なお、通知までに日数を要することがありますので、ご了承ください。
   （注1）開示等を行わない場合：次のいずれかに該当する場合は開示等を行いませんので、予めご了承をお願い致します。

   1. 利用目的の通知を行わない場合は以下です
      • 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合。
      • 当社の権利又は正当な利益を害する恐れがある場合。
      • 国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがあるとき。
      • 利用目的が明らかな場合。
      • 請求に係る個人情報が存在しない場合。
   2. 個人情報の開示を行わない場合は以下です
      • 法令の規定により特別の手続が定められている場合。
      • 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合。
      • 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼす恐れがある場合。
      • 法令に違反することとなる場合。
      • ご請求頂いた開示対象個人情報が存在しない場合。
   3. 訂正、追加又は一部削除を行わない場合は以下です
      • 開示対象個人情報の内容に間違いがなかった場合。
      • 法令の規定により特別の手続が定められている場合。
   4. 利用の停止、消去又は第三者への提供の停止
      • 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合。
      • 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼす恐れがある場合。
      • 法令に違反することとなる場合。
      • 開示対象個人情報の利用停止等に多額の費用を要する場合、その他利用停止等を行うことが困難な場合であってご本人の権利利益を保護するために必要な代替措置をとるとき。

5. 開示等のご請求により取得した個人情報の利用目的

   開示等のご請求により取得した個人情報は、開示等の手続きに必要な範囲内でのみ利用します。
   また、提出いただいた書類は、適正に廃棄します。

以上
株式会社ウィンシステム
代表取締役　魚崎 匡史

個人情報の取り扱い及びご質問、苦情等の受付窓口

個人情報に関する苦情及びお問い合わせについては、次の「個人情報保護に関するお問い合わせ先」まで 電話、メール、または郵便によりお申し出ください。

個人情報保護に関するお問い合わせ先